WhatsApp adalah salah satu aplikasi yang paling banyak digunakan oleh masyarakat Indonesia. Tidak hanya sebagai alat komunikasi pribadi saja, WhatsApp juga banyak digunakan sebagai sarana promosi produk dan jualan, hingga mempermudah koordinasi pada perusahaan besar. Bicara soal koordinasi, dalam artikel ini kita akan membahas sekaligus membagikan beberapa contoh undangan di grup WA untuk rapat dengan bahasa yang sopan namun tetap menarik.
Dalam kehidupan sehari-hari, komunikasi adalah hal yang sangat penting. Baik itu bahasa tubuh maupun penggunaan kata-kata. Karena itu, sebagai manusia kita wajib untuk mengetahui bagaimana sih cara membuat undangan di grup WhatsApp agar terlihat menarik namun tetap sopan. Nah buat Sobat MEA yang mencari template contoh undangan grup WA, yuk simak artikel ini sampai habis ya!
10 Tips Terbaik Membuat Undangan di Grup WA
Mau tahu gimana cara jualan modal WhatsApp aja?
Membuat undangan di grup WA perlu keterampilan penulisan yang baik dan mudah dipahami. Mengingat grup berisi banyak orang dari berbagai latar belakang dan kemampuan memahami tulisan yang berbeda-beda, jadi Sobat MEA harus bisa menyusun kalimat yang jelas dan dapat dipahami dengan lebih mudah.
Berikut adalah beberapa tips untuk membuat undangan di grup WhatsApp agar terlihat lebih menarik dan tidak sulit untuk dipahami:
- Gunakan kalimat yang jelas dan singkat agar mudah dipahami.
- Hindari penggunaan singkatan karena ditakutkan akan menimbulkan kesalahpahaman mengingat tidak semua orang menggunakan singkatan kata yang sama.
- Hindari pula pemakaian akronim atau singkatan lainnya yang hanya diketahui oleh beberapa orang saja.
- Hindari penggunaan huruf kapital dan tanda baca di tempat yang tidak tepat agar tidak menimbulkan salah persepsi pada pesan yang dikirimkan.
- Pastikan contoh undangan di grup WA sudah menyampaikan informasi secara jelas mengenai tanggal, waktu, tempat, dan perihal yang akan dibahas.
- Jika rapat akan dilakukan secara online, pastikan sudah menyertakan link Zoom atau Google Meet sehingga bisa langsung diklik oleh rekan sejawat lainnya.
- Jika ada dress code khusus yang harus digunakan, pastikan sampaikan juga pada contoh undangan di grup WA tersebut.
- Boleh gunakan emoji atau stiker agar tampilan undangan semakin menarik dan tidak penuh tulisan saja.
- Berikan waktu kepada rekan kerja untuk memberikan respon dan mengajukan pertanyaan mengenai undangan yang dikirimkan.
- Jangan mengirimkan undangan di grup WA untuk keperluan rapat secara mendadak, agar rekan kerja tetap bisa menyelesaikan pekerjaan mereka terlebih dahulu sebelum mengikuti rapat. Hal ini juga berkaitan dengan ketepatan waktu kerja karyawan.
- Lampirkan juga data yang akan diperlukan jika ada sebagai bahan rapat agar rekan kerja bisa membacanya terlebih dahulu sebelum rapat dilaksanakan.
Dengan mengikuti tips di atas, Sobat MEA sudah berhasil membuat contoh undangan di grup WA untuk rapat atau keperluan resmi lainnya dengan bahasa yang sopan, namun tetap jelas dan menarik.
Template Contoh Undangan di Grup WA
Untuk contoh undangan di grup WA, biasanya HR atau pihak yang menyebarkan undangan sudah memiliki template undangan sendiri. Rata-rata template undangan di grup WA adalah sebagai berikut:
Kepada: Anggota [Nama organisasi/acara]
Perihal: Undangan rapat
Dengan hormat,
Bersama dengan surat ini, kami harapkan kehadiran seluruh anggota [Nama organisasi/acara] ke dalam rapat yang akan diselenggarakan:
Hari dan tanggal: [Tanggal rapat]
Waktu: [Waktu rapat]
Lokasi: [Lokasi rapat]
Acara: [Acara/Pembahasan]
Demikian undangan ini kami buat. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Nama ketua]
Dari template di atas, Sobat MEA hanya perlu mengisikan informasi yang diperlukan saja. Berikut adalah contoh undangan di grup WA secara lengkap yang dapat Sobat MEA jadikan sebagai referensi:
Kepada: Seluruh karyawan PT. MEA Digital Marketing
Perihal: Undangan rapat
Dengan hormat,
Bersama dengan undangan ini, kami mengharapkan kehadiran seluruh karyawan PT. MEA Digital Marketing pada rapat yang akan dilakukan pada:
Hari dan tanggal: Rabu, 15 November 2023
Waktu: 08.00-selesai WIB
Lokasi: Auditorium PT. MEA Digital Marketing
Acara: Rapat mingguan.
Pakaian: Busana warna putih.
Demikian undangan ini kami buat. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Juliana, HRGA Manager
Sobat MEA bisa membuat contoh undangan di grup WA untuk keperluan rapat seperti contoh di atas. Namun seperti yang sudah disinggung sedikit di atas, setiap perusahaan memiliki berbagai macam template sendiri. Sobat MEA juga bisa membuat template untuk perusahaan sendiri dan menggunakan kata-kata sendiri sesuai dengan karakteristik perusahaan.
Contohnya, perusahaan yang berupa agensi dan start up yang berisi banyak anak muda akan lebih cocok dengan contoh undangan di grup WA dengan bahasa yang santai dan tidak terlalu panjang.
Berbeda dengan perusahaan milik negara, misalnya, yang suasananya lebih serius dan akan lebih cocok untuk menggunakan pemilihan bahasa yang lebih formal. Jadi untuk contoh undangan di grup WA ini bisa Sobat MEA ubah lagi sesuai dengan karakteristik perusahaan, ya. Semoga ulasan ini membantu!
